Datenschutzerklärung – DTK Rot-Weiss 98 e.V.

Verantwortlich für den Datenschutz

Dortmunder Tennisklub Rot-Weiss 98 e.V
Datenschutzkontrolle
Johannes-Gronowski-Str. 20
44263 Dortmund

datenschutz at dortmunder-tennisklub.de

Nutzung, Quelle und Zweckbindung gespeicherter persönlicher Daten

Wir, der DTK Rot-Weiss 98 e.V., behandeln Ihre personenbezogene Daten unserer Vereinsmitglieder verant­wortungsbewusst und unter Beachtung der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundes­datenschutzgesetzes (BDSG).

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten unserer Vereinsmitglieder, die wir im Rahmen der Mitgliedschaft von den Mitgliedern erhalten haben. Als personenbezogene Daten speichern wir

  • Kontaktdaten (Name, Anschrift, Telefon-/Handynummer, eMail)
  • Geburtsdatum
  • Kontonummer (sofern Einzugsermächtigung vorliegt)
  • Daten und Historien über Beitragsrechnungen und Zahlungen

Die Daten werden ausschließlich zur Erfüllung und Wahrung unserer berechtigten Vereinszwecke benötigt und genutzt, wie z. Bsp. Mitgliederverwaltung und Rechnungen, Hallenplatz-Buchungen und Abrechnungen, namentliche Mannschaftsmeldungen an den Verband, Erstellung von anonymisierten Jahrgangsstatistiken an den Landessportverband. E-Mail-Daten werden für die Information unserer Mitglieder über das Vereinsleben genutzt.

Wir verwenden Ihre Daten nur, soweit dies die Rechtsvorschriften erlauben. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben oder kommerziell verwendet. Die Kontaktdaten von neuen Mitgliedern, Interessenten und an Training interessierten Mitgliedern werden an die Trainer (ebenfalls Mitglieder) zur Koordination und Abstimmung des Trainings weitergegeben, da ein vielfältiges Trainingsangebot im Vereinssinne liegt.

Sollten wir Ihre Daten für andere hier nicht genannte Zwecke einsetzen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber informieren und, sofern erforderlich, vorab Ihre Einwilligung einholen.

Daten und Mannschaftsmeldungen

Für Spieler, die an Mannschaftsspielen teilnehmen wollen, müssen wir einige Daten an den Verband geben, der die Namen und Geburtsdaten dann auf den Turnierportalen veröffentlicht. Mit der Meldung zu einer Mannschaft gibt der Spieler hierzu seine Zustimmung.

Für Mannschaftsspiele werden dem Mannschaftsführer(in) die Kontaktdaten in der Mannschaftsmappe zur Verfügung gestellt. Bei den Jugendlichen kann der Mannschaftsführer(in) oder Betreuer(in) zusätzlich zur besseren Koor­dination auf Wunsch den erforderlichen Sportgesundheitspass (Kopie davon) einsammeln. Dies geschieht auf freiwilliger Basis. Der Mannschaftsführer(in) / Betreuer(in) wird zum sorgsamen und vertraulichen Umgang damit verpflichtet.

Datenverarbeitung und Sicherheit

Es werden nur die benötigten Daten gespeichert und verarbeitet. Einen Zugriff auf die Daten haben nur wenige Vereinsmitglieder im Rahmen der Erfüllung ihrer Aufgaben, die den oben genannten Zwecken dienen.

Es werden technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen eingesetzt, um Ihre zur Verfügung gestellten Daten durch zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Die Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Dauer der Datenspeicherung

Die Daten werden während der gesamten Mitgliedschaft oder Teilnahme am Hallenbuchungssystem gespeichert. Sie werden nach einem Austritt direkt deaktiviert, aber noch einen Zeitraum gespeichert, der sich aus Vereinsinteressen (manche Mitglieder treten nach einem Jahr wieder ein), aufgrund offener Restzahlungen oder aus steuerlichen und gesetzlichen bzw. buchhalterischen Vorgaben ergeben.

Wenn ein Spieler an keinen Mannschaftsspielen mehr teilnehmen möchte, wird auf seinen Wunsch die Löschung der Daten aus dem Turnierportal beantragt bzw., soweit technisch möglich, von uns so schnell wie möglich selbst durchgeführt.

Externe Dienstleister

Wir bedienen uns externer Dienstleister zur Erfüllung und Wahrung unserer berechtigten Vereinszwecke, die die entsprechenden Daten in einer Cloud speichern. Dies sind konkret:

  • Vereins- und Mitgliederverwaltungsprogramm zur Mitgliederführung, Rechnungserstellung, Verwaltung von offenen Posten
  • Hallenstundenbuchungs- und Reservierungsprogramm zur Platzverwaltung, Buchungen und Abrechnungen unserer Hallenstunden
  • Cloudbüro, eine Cloudablage für den Vorstand für Dokumente wie Rechnungen, Vertragsunterlagen, Geschäftsdokumente
  • Exchange Mail-Server mit Adressbuch für Serienmails an alle (registrierten) Mitglieder

Diese Dienstleister haben sich zur Einhaltung des DSGVO verpflichtet.

  • Verwaltung und Steuerung des Schlüsselsafes.
    Dieser Dienstleister verpflichtet sich in seiner Datenschutzerklärung, die Richtlinien des EU-
    US Privacy Shield“ einzuhalten. Da es sich um ein internationales Unternehmen handelt,
    können die personenbezogenen Daten in den USA und anderswo verarbeitet werden, wo
    Datenschutz und datenschutzrechtliche Bestimmungen möglicherweise nicht das gleiche
    Schutzniveau bieten wie in der Europäischen Union. Darum werden die notwendig
    gespeicherten Daten auf die Mail-Adresse, den Vornamen und das Initial des Nachnamens
    reduziert und zwar nur für die Nutzer dieser App.
    Die Nutzung dieses Schlüsselsafes per App erfolgt von jedem Mitglied freiwillig.

Ihre Datenschutzrechte

Unter den oben angegebenen Kontaktdaten können Sie jederzeit folgende Rechte ausüben:

  • Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten und deren Verarbeitung,
  • Vervollständigung oder Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten,
  • Löschung der Daten oder zumindest Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern wir Ihre Daten aufgrund steuerlicher, gesetzlicher oder buchhalterischer Pflichten noch nicht löschen dürfen,
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zu Zwecken der Mail-Informationen. Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Vereins-Interessen, können Sie dieser Verarbeitung widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die gegen eine Datenverarbeitung sprechen.

Sofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Fragen oder Beschwerden

Bei Fragen oder Beschwerden wenden Sie sich bitte an die oben genannte Datenschutzkontrolle.

Sie haben zusätzlich das Recht, sich an die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Kavalleriestraße 2-4

40213 Düsseldorf

Telefon: 02 11/384 24-0

E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Änderung unserer Datenschutzbestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer oder geänderter Services.

Datenerfassung beim Besuch unserer Website

Im Rahmen der ständigen Optimierung der Webseite www.dortmunder-tennisklub.de werden beim Besuch unserer Website automatisch mittels eines Cookies Informationen allgemeiner Natur erfasst. Diese Informationen (Server-Logfiles) beinhalten etwa die Art des Webbrowsers, das verwendete Betriebssystem, den Domainnamen Ihres Internet-Service-Providers und ähnliches. Hierbei handelt es sich ausschließlich um Informationen, welche keine Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen.

Diese Informationen sind technisch notwendig, um von Ihnen angeforderte Inhalte von Webseiten korrekt auszuliefern und fallen bei Nutzung des Internets zwingend an. Sie werden insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Sicherstellung eines problemlosen Verbindungsaufbaus der Website,
  • Sicherstellung einer reibungslosen Nutzung unserer Website,
  • Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
  • zu weiteren administrativen Zwecken.

Sofern innerhalb des Internetangebotes die Möglichkeit zur Eingabe persönlicher Daten (zum Beispiel im Kontaktformular oder im Rahmen einer persönlichen Anforderung oder Mitteilung) besteht, so erfolgen die Angaben dieser Daten seitens der Besucherin oder des Besuchers auf ausdrücklich freiwilliger Basis. Auch hier werden Ihre Daten vertraulich behandelt und nicht an Dritte weitergegeben.

Datenerfassung beim Besuch unserer Website zum Hallenbuchssystem

Zur aktiven Nutzung des Buchungssystems www.buchung-dortmunder-tennisklub.de ist es erforderlich, dass Sie persönliche Daten wie Namen, Adresse, Telefonnummer, Bankverbindung, eMail-Adresse angeben. Ohne dies ist eine geregelte Buchung und Abrechnung nicht möglich. Die Eingabe dieser Daten und die Nutzung des Systems erfolgt auf Ihrer freiwilligen Basis.

Diese Daten werden vertraulich und im Sinne der DSGVO behandelt.

Im Rahmen der ständigen Optimierung der Webseite www.buchung-dortmunder-tennisklub.de werden beim Besuch unserer Website automatisch mittels Cookies Informationen allgemeiner Natur erfasst. Diese Informationen (Server-Logfiles) beinhalten etwa die Art des Webbrowsers, den verwendeten Gerätetyp (PC, Smartphone, Tablet), das verwendete Betriebssystem, den Domainnamen Ihres Internet-Service-Providers und ähnliches. Hierbei handelt es sich ausschließlich um Informationen, welche keine Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen.

Diese Informationen sind technisch notwendig, um von Ihnen angeforderte Inhalte von Webseiten korrekt auszuliefern und fallen bei Nutzung des Internets zwingend an. Sie werden insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Sicherstellung eines problemlosen Verbindungsaufbaus der Website,
  • Sicherstellung einer reibungslosen Nutzung unserer Website,
  • Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
  • zu weiteren administrativen Zwecken.

Cookies

Wie viele andere Webseiten verwenden wir auch so genannte „Cookies“. Cookies sind kleine Textdateien, die von einem Websiteserver auf Ihre Festplatte übertragen werden. Hierdurch erhalten wir automatisch bestimmte Daten wie z. B. IP-Adresse, verwendeter Browser, Betriebssystem und Ihre Verbindung zum Internet.

Cookies können nicht verwendet werden, um Programme zu starten oder Viren auf einen Computer zu übertragen. Anhand der in Cookies enthaltenen Informationen können wir Ihnen die Navigation erleichtern und die korrekte Anzeige unserer Webseiten ermöglichen.

In keinem Fall werden die von uns erfassten Daten an Dritte weitergegeben oder ohne Ihre Einwilligung eine Verknüpfung mit personenbezogenen Daten hergestellt.

Natürlich können Sie unsere Website grundsätzlich auch ohne Cookies betrachten. Internet-Browser sind regelmäßig so eingestellt, dass sie Cookies akzeptieren. Im Allgemeinen können Sie die Verwendung von Cookies jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers deaktivieren. Bitte verwenden Sie die Hilfefunktionen Ihres Internetbrowsers, um zu erfahren, wie Sie diese Einstellungen ändern können. Bitte beachten Sie, dass einzelne Funktionen unserer Website möglicherweise nicht funktionieren, wenn Sie die Verwendung von Cookies deaktiviert haben.

SSL-Verschlüsselung

Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z. B. SSL) über HTTPS.

Kontaktformular

Treten Sie bzgl. Fragen jeglicher Art per E-Mail oder Kontaktformular mit uns in Kontakt, erteilen Sie uns zum Zwecke der Kontaktaufnahme Ihre freiwillige Einwilligung. Hierfür ist die Angabe einer validen E-Mail-Adresse erforderlich. Diese dient der Zuordnung der Anfrage und der anschließenden Beantwortung derselben. Die Angabe weiterer Daten ist optional. Die von Ihnen gemachten Angaben werden zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage sowie für mögliche Anschlussfragen gespeichert. Nach Erledigung der von Ihnen gestellten Anfrage werden personenbezogene Daten automatisch gelöscht.